Időablakok és tempó: miért számít minden perc a rendezvényszervezésben?
A rendezvényszervezés kívülről sokszor csillogásnak, kreativitásnak és látványos pillanatoknak tűnik.
De mi történik a kulisszák mögött?
Ott a siker sokszor azon múlik, hogy ki mikor reagál, mikor születik meg egy döntés, mikor kérünk ajánlatot, mikor foglalunk le egy helyszínt, és mennyi idő telik el két fontos lépés között.
Éppen ezért gondolom azt, hogy a rendezvényszervezésben a gyorsaság nem egyszerűen kényelmi szempont, hanem üzleti érték.
De fontos pontosítani: gyorsnak lenni nem ugyanaz, mint kapkodni.
Mit jelent valójában a gyorsaság a rendezvényszervezésben?
Egy olyan szakmában, ahol a naptárak, igények, költségvetések és lehetőségek folyamatosan változnak, természetes, hogy nem lehet minden döntést azonnal meghozni.
A gyorsaság számomra inkább azt jelenti, hogy a folyamat nem áll meg.
Lehet, hogy még nincs végleges döntés, de akkor is van következő egyeztetés.
Lehet, hogy még nincs végleges ajánlat, de akkor is tudjuk, hogy mikorra várható.
Ha egy lehetőség kiesik, keresünk helyette másikat, ha pedig megnyílik egy jó lehetőség, készen kell állnunk arra, hogy éljünk vele.
A rendezvényszervezési projektet folyamatosan mozgásban kell tartani.
Az 1–2 napos szabály:
nem kell mindenre azonnal válaszolni, de történjen valami
A saját munkámban fontosnak tartom, hogy gyorsan reagáljak, és 1–2 napon belül legyen valamilyen érdemi előrelépés.
Ez természetesen nem azt jelenti, hogy ennyi idő alatt meg is kell születnie a végleges döntésnek.
Lehet, hogy csak elindul egy egyeztetés. Kapok egy első visszajelzést. Kiderül, hogy egy adott helyszín elérhető-e, vagy egyszerűen pontosítjuk, mi hiányzik még ahhoz, hogy dönteni lehessen.
A lényeg: ne álljon meg a folyamat.
Kézben tartom, egyeztetek a partneremmel, és nem hagyom bizonytalanságban.
Mindannyian találkoztunk már azzal a helyzettel, amikor egy fontos válasz csak egy udvarias, de határozott „pusholás” után érkezik meg.
Ilyenkor nem feltétlenül maga a késés a legnagyobb probléma, hanem az, hogy közben nem tudunk továbblépni.
A rendezvényszervezésben pedig az időablakok nagyon is számítanak: egy szabad helyszín ma még elérhető lehet, holnap már nem, egy technikai csapatnak lehet kapacitása most, néhány nap múlva pedig már egy másik rendezvényre szerződhet, egy fellépő vagy művész naptára pedig akár hónapokkal előre megtelhet.
Ezért minden el nem döntött kérdésnek ára lehet: olykor csak néhány napot veszítünk, máskor egy olyan lehetőséget, amit már nem tudunk visszahozni.
Amikor a kapacitás véges
A karácsonyi rendezvényszezon ezt különösen jól megmutatja: a népszerű helyszínek, éttermek, rendezvényközpontok, technikai szolgáltatók és művészek naptára is csak 365 napból és napi 24 órából áll.
A legkeresettebb időpontok sok esetben már tavasszal, de legkésőbb a nyári hónapokban kezdenek megtelni.
Ez persze nem azt jelenti, hogy nyáron már minden karácsonyi rendezvénynek készen kell lennie. Azt viszont igen, hogy ha már tudjuk, mit szeretnénk, nem érdemes hónapokig várni a megvalósítással. Ha megtaláljuk azt a helyszínt, amely tökéletesen illeszkedik az esemény koncepciójához, a létszámhoz, a költségvetéshez és az ügyfél elképzeléseihez, akkor nem biztos, hogy megengedhetjük magunknak a hosszú gondolkodást.
A jó lehetőségeket ugyanis mások is keresik.
A tétovázás ára pedig sokszor nem egyszerűen néhány elvesztegetett nap, hanem végül ahhoz vezet, hogy kompromisszumot kell kötnünk.
Van, amikor percek alatt kell megoldást találni
A gyorsaság fontosságára hadd meséljek el egy konkrét történetet: volt egy olyan projektünk, amikor a partnerem azt üzente nekem, hogy egy 200 fős csapatépítő rendezvényhez sürgősen helyszínt kell találnunk. Ő éppen az ügyféllel meetingelt, így nem tudott közben helyszíneket keresni és telefonálni.
Számomra nem is volt kérdés: azonnal elkezdtem körbetelefonálni helyszíneket, amelyek ehhez a rendezvényhez szóba jöhettek.
Nem volt idő napokig tartó keresgélésre és nem volt idő hosszú levelezésekre sem. Nem volt idő arra, hogy majd később visszatérünk rá, hanem cselekedni kellett, méghozzá gyorsan. Néhány perc alatt jutottunk el odáig, hogy a rendezvény helyszínéül az ügyfél nagy valószínűséggel a Lechner Rendezvényközpontot választja, amely aztán a helyszínbejárás alkalmával el is dőlt. Ennek a választásnak már aznap nagyon örültem, mert az első telefonos egyeztetésünk során is azt tapasztaltam, hogy nagyon könnyű volt velük a kommunikáció. A szervezés további szakaszaiban pedig csak megerősítést nyert, hogy a helyszín csapata végig ügyfélközpontú, segítőkész és professzionális partnerként állt mellettünk.
Ez az eset számomra nagyon jól megmutatja, mit jelent a gyorsaság a rendezvényszervezésben: nem azt, hogy minden helyzetben rohanunk, hanem azt, hogy amikor szükség van rá, képesek vagyunk azonnal mozgásba hozni a folyamatot.
A határidők betartása valójában partnerség
Egy korábbi partnerem egy közös projekt után azt mondta rólam:
„Világbajnok vagy a helyszínek és szolgáltatók nyaggatásában.”
Akkor ezt kedves szakmai elismerésként fogadtam, manapság már egyre inkább úgy gondolok rá, mint a rendezvényszervezés egyik fontos feladatára.
Egy rendezvény ugyanis soha nem egyetlen ember munkája.
Az ügyfél, a szervező, a helyszín, a technikai csapat, a catering, a dekoráció, a fellépők és még számos más partner munkája kapcsolódik össze.
Egyetlen késés pedig könnyen hatással lehet a következő folyamatra: ha a helyszín későn küldi az információkat, késik az ajánlat -> ha késik az ajánlat, késik a döntés is -> ha késik a döntés, csúszhat a szerződés -> ha csúszik a szerződés, egy másik szolgáltató kapacitása is veszélybe kerülhet.
Ezért a határidő nem egy adminisztratív részlet, hanem a projekt egyik tartópillére.
A határidők betartása pedig nem elsősorban fegyelmezés kérdése, hanem tisztelet. Tisztelet a másik fél ideje, munkája és felelőssége iránt. Ha én időben kérek, időben adok és időben kommunikálok, jó eséllyel a partnereim is így fognak működni.
Gyorsaság vagy kapkodás? Nem ugyanaz
Talán ez az egyik legfontosabb különbség: a kapkodás mögött általában nincs rendszer, a gyorsaság mögött viszont igen.
A kapkodás azt jelenti, hogy valami váratlanul történt, és próbáljuk gyorsan eltüntetni a problémát.
A professzionális gyorsaság ezzel szemben azt jelenti: látom a helyzetet, ismerem a lehetőségeket, döntési pontot hozok létre, és megteszem a következő lépést.
Egy gyors és proaktív reakció ráadásul fontos üzenetet közvetít a másik félnek:
„Fontos nekem a projekted. Figyelek rá. Kézben tartom.”
Egy rendezvény szervezése természetéből adódóan stresszes folyamat lehet, ezért különösen sokat számít, ha az ügyfél azt érzi, hogy nem neki kell minden egyes részletet fejben tartania.
Ne várjuk a sült galambot
A rendezvényszervezésben a passzivitás könnyen lemaradássá válik.
Nem várhatjuk, hogy a tökéletes helyszín, a megfelelő időpont vagy a legjobb szolgáltató majd egyszer csak magától elérhető lesz. Mert nem lesz.
Minden helyszínt, minden szolgáltatót és a rendezvény minden egyes részéhez szükséges külső partnert meg kell keresni, egyeztetni kell velük – a legtöbbször nem is egyszer. Ha szükséges, alternatívákat is fel kell kutatni, ha pedig összeállt minden részlet, döntést kell hozni. Mielőbb.
A proaktivitás nem azt jelenti, hogy mindenáron gyors döntést akarunk kierőszakolni, hanem azt jelenti, hogy nem hagyjuk csak úgy magában csordogálni a folyamatot, hanem figyelünk és számon tartjuk, hol tartunk.
Folyamatosan nézzük, mi hiányzik még, mérlegeljük, mi veszélyeztetheti a projektet, és mi az a következő lépés, amely közelebb visz a megoldáshoz.
A gyorsaság valójában kontroll
A rendezvényszervezésben a gyorsaság nem a rohanásról szól.
Nem arról, hogy mindent azonnal kell megoldani, és főleg nem arról, hogy a tempó kedvéért feláldozzuk a minőséget, hanem a gyorsaság arról szól, hogy a folyamat mozgásban marad.
Legyen mindig következő lépés és vegyük észre időben a lehetőségeket.
Legyen B tervünk, amikor az A már nem működik.
A partnerünk pedig tudja: számíthat ránk.
Az ügyfélnek ne azzal kelljen foglalkoznia, hogy miért nem történik semmi.
Egy jól működő rendezvényszervezési folyamatban a háttérben komoly pörgés van, de a vendég ebből csak annyit lát, hogy minden a helyén van.
A rendezvényszervezés egyik legnagyobb ellentmondása:
minél jobban végezzük a munkánkat a háttérben, annál kevésbé látszik, mennyi munka volt benne.
Egy rendezvény akkor működik igazán jól, ha a háttérben is minden mozgásban van.
Ha olyan rendezvényt tervezel, ahol fontos a precíz koordináció, a gyors reagálás és az, hogy a részletek valóban összeálljanak, ebben is tudok támogatást nyújtani.
Mire van szükséged? Nézzük meg, hogyan tudok segíteni?