AI a rendezvényszervezésben: miért nem helyettesíti a tapasztalt rendezvénykoordinátort?
A mesterséges intelligencia ma már a rendezvényszervezés területén is kihagyhatatlan eszközzé vált. Segít az ötletelésben, felgyorsítja az információgyűjtést, másodpercek alatt készít vázlatos programjavaslatokat, vagy éppen új szolgáltatók felkutatásában nyújt segítséget. Napi szinten használom a munkám során én is, hiszen elképesztő hatékonyságnövekedést jelent.
Mégis azt tapasztalom, hogy a valóban sikeres, emlékezetes rendezvények mögött továbbra sem az algoritmikus sorok állnak, hanem az emberi szakértelem, a villámgyors döntéshozatal és az éveken át épített, megbízható partnerkapcsolatok.
Egy nemrégiben lebonyolított, összetett projektünk tökéletesen megmutatta, hol húzódik a határ az AI képességei és az emberi tényező között.
Amikor percek alatt kell mindent újratervezni
Egy 3 napos nemzetközi csapatépítő rendezvény szervezésébe fogtunk bele korábbi partneremmel, a Hybrid Agency csapatával. A koncepció központi eleme egy különleges, élménydús budapesti városnéző program volt.
A koncepció központi eleme egy különleges, élménydús budapesti városnéző program volt. A szervezést már hónapokkal korábban megkezdtük, ám ahogy az a rendezvényszervezésben lenni szokott, a legnagyobb kihívások az utolsó pillanatban érkeznek: röviddel a rendezvény előtt kaptuk meg az ügyfél véglegesített programigényét.
A dokumentum átnézésekor szembesültünk a feladattal: a kapott forgatókönyvet eredetileg egy teljesen más európai nagyvárosra szabták rá, így rekordidő alatt kellett az egészet átültetnünk Budapestre.
Itt hívtam segítségül először az AI-t. Néhány perc alatt generáltattam vele egy első budapesti programtervezetet és struktúrát. Ez a lépés óriási időmegtakarítást jelentett a kritikus első órákban. Azonban amint elkezdtük a megvalósítást, azonnal kiütköztek a gyakorlati korlátok: a korábban kiválasztott szolgáltatónk jelezte, hogy ezt a teljesen újragondolt koncepciót a meglévő keretek között nem tudja vállalni.
Ekkor kellett az egész folyamatot elölről kezdenem, és új szolgáltatót találnom.
A partneremmel mindig is közösen vallott alapelvem most is segített:
„Nincs probléma, csak megoldandó feladat.”
A közös alkotás ereje: emberi szakértelem a képernyő mögött
Az AI-t segítségül hívva azonnal új szolgáltatók felkutatásába kezdtem, és így találtam rá a GameOnTeambuilding csapatára. Az ő bevonásukkal kezdődött el a projekt igazi, kreatív szakasza.
Több egyeztetési körön keresztül, közösen csiszoltuk és alakítottuk a programot. A célunk az volt, hogy ne egy sablonos megoldást adjunk ki a kezünkből, hanem egy valóban egyedi élményt. A GameOnTeambuilding szakértelmével és a mi rendezvényszervezői tapasztalatunkkal egy kifejezetten turista-csalogató, látványos, ugyanakkor a csapatépítő jelleget és a szakmai célokat is maximálisan megőrző, komplett programot hoztunk létre.
De a kihívások sora itt még nem ért véget. Ugyanezen a rendezvényen a catering kapcsán is váratlan akadályba ütköztünk: kiderült, hogy három vendégünk speciális ételérzékenységgel érkezik. Míg az egyszerűbb diétákat könnyen megoldottuk mind a Spoon the Boat étteremmel, mind pedig a pikinikezéshez csomagokat kínáló Guru Cateringgel , az egyik vendég egyszerre fennálló laktóz- és fruktózérzékenysége első körben mindannyiónknak feladta a leckét.
Az AI erre a kombinációra is gyorsan javasolt menüjavaslatokat, ám az internetes forrásokat böngészve több ellentmondásos információba futottam bele. Mivel itt már a vendég egészsége forgott kockán, nem hagyatkozhattam kizárólag egy online algoritmusra, hanem egy orvos rokonomhoz fordultam segítségért, aki maga is pontosan ismeri ezt az állapotot.
Az ő szakmai tanácsai és személyes tapasztalatai alapján módosítottuk a menüsort, a partnereink pedig végtelenül rugalmasan és precízen valósították meg a kéréseket.
Mit jelent ma a professzionális rendezvényszervezés?
Ez a komplex projekt ismét bebizonyította számomra: az AI egy zseniális gyorsító találmány, de a célvonalig a szakmai tapasztalat, a személyes kapcsolatok és a felelősségvállalás viszik el a rendezvényt.
Sokan tartanak tőle, hogy a mesterséges intelligencia idővel feleslegessé teszi a rendezvényszervezőket. Úgy gondolom, hogy ennek éppen az ellenkezője fog bekövetkezni: az AI segítségével a jövőben minél több adminisztratív és adatgyűjtési feladatot tudunk majd automatizálni, annál értékesebbé válnak az tisztán emberi készségek:
A villámgyors, éles helyzetben történő problémamegoldás;
A megbízható, minőségi szolgáltatói hálózat felépítése;
A kritikus helyzetek felelős, humánus mérlegelése (pl. egészségügyi kérdésekben);
Az ügyfél valódi, sokszor ki nem mondott igényeinek megértése.
Az AI egy kiváló eszköz, azonban a siker kulcsa továbbra is az ember.
Hiszek abban, hogy a mesterséges intelligencia a jövőben is a mindennapi munkánk szerves része marad – én magam is örömmel használom a rendezvények előkészítésénél.
Ugyanakkor a professzionalizmus ott kezdődik, amikor pontosan tudjuk, mikor kell elszakadni a képernyőtől, és mikor kell egy tapasztalt csapatépítő partnerhez, egy megbízható ügynökséghez vagy egy egészségügyi szakértőhöz fordulni.
A sikeres rendezvények nem attól működnek, mert az eredeti terv tökéletes volt és semmi sem változott, hanem attól, hogy amikor a váratlanul felhők gyülekeznek a rendezvény felett, ott áll a projekt mögött egy olyan elhivatott csapat, amely gyorsan, kreatívan és felelősségteljesen szállítja a legjobb megoldást.
Szeretnél te is egy olyan rendezvényt, ahol a váratlan helyzetekre is van professzionális megoldás?